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对会议活动中备用设备的准备和应急方案

发布时间:2018-09-13 03:13:29

        通常一场会议活动过程中很多需要注意的细节,都会决定会议是否能够圆满完成的重要环节。作为一家专业的会议执行公司或是会议主办方都希望在前期的准备工作中不出差错,这也是会议活动执行中必不可少的筹备细节。

        现对会议活动中设备物品的准备下面从两个方面来讨论:


   一、备用设备的准备
  准备与检查备用设备和物品,前期的准备工作做到有备无患。准备足够数量的备用品,无论是大型设备,还是会议常用物品。以防设备在使用期间出现问题,在准备和设置备用设备的时候,备用的设备必须与对会场中的设备是一样的。从数量上来说一般一件设备必须确保能有一件备用品,而对于同声传译耳机这种会议期间需求量大的物品,应尽量多做准备,一般按照1:1.2的数量准备,即提供的耳机总数应是预计会议期间所有数量的1.2 倍,从质量上来说,小到铅笔和纸张,大到灯光和音响,必须保证其运行状态良好,且处于待命状态,能随时投入使用,不能因小事对整体活动造成不好的印象。

   二、制定应急方案
   应当预先制订出应急措施,对设备和物品的检查不应当仅仅局限在设备本身和备用物品的预先检查环节,即在设备出现问题或者物品短缺时,如何在不影响会议进行的情况下更换设备和补充物品,这样的方案应提前制订好,就能有效减少出现意外状况进行的处理时间,并与会议进度巧妙的结合,从而淡化不必要的负面影响,当然能实现不留痕迹的对接就最好不过,例如在灯光出现问题时,可以先与会议主持人进行沟通,委托主持人适度延长发言时间,在此期间更换灯光设备,以免影响嘉宾的出场。
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